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Création de devis et facture : règles de la facturation entre professionnels

Création de devis et facture : règles de la facturation entre professionnels

 

Tous les professionnels ont l’obligation de respecter certaines règles en termes de facturation. Fonctions,  mentions obligatoires sur les devis et factures, règles à respecter… Comptapic vous explique tout en ce qui concerne la création de devis et facture par les professionnels. 

 

La facturation pour les professionnels et ses fonctions

Une facture présente les produits et services vendus par un professionnel et a les fonctions suivantes :

  • Juridique : elle constitue la preuve juridique que le service a été rendu ou qu’une marchandise a été vendue. Le vendeur peut donc exiger le paiement d’une somme d’argent.
  • Commerciale : elle détaille les conditions de la vente entre le fournisseur et son client (nature, quantité, prix, etc.)
  • Comptable : une facture joue le rôle de justificatif comptable et est indispensable pour réaliser les comptes annuels de l’entreprise
  • Fiscale : elle joue le rôle de support pour la collecte et la déduction de la TVA

 

La création de devis et facture pour les professionnels est-elle obligatoire ?

Dans le cadre d’une transaction entre professionnel et particulier, on patle généralement de note, et non de facture. Celle-ci contient dailleurs moins d’éléments que la facture.

La création d’une facture est obligatoire pour toutes les entreprises dans les cas suivants :

  • prestation de services ou vente de marchandise entre professionnels
  • toute prestation de services d’un montant supérieur à 25 € (TVA comprise) effectuée pour un particulier
  • ventes à distance (entre États de l’Union européenne)
  • si le client particulier demande une note

Si la prestation est réalisée par un sous-traitant, ce dernier devra lui-même délivrer la facture. Un professionnel exerçant une profession libéral devra fournir une note d’honoraire, document soumis à la même réglementation que la facture.

 

A quel moment le devis est obligatoire ?

Avant d’acheter un produit ou service, le client doit être informé de ses caractéristiques essentielles : prix, date ou  délai de livraison, etc. En règle générale, ces informations sont intégrées au devis, document obligatoire dans les cas suivants :

  • Travaux dans le secteur du bâtiment et de l’équipement de maison
  • Prestation de déménagement
  • Location de voiture
  • Optique médicale et appareillage auditif
  • Prestation de services à la personne
  • Produits et prestations de services destinées à compenser la perte d’autonomie
  • Chirurgie esthétique
  • Prestation funéraire

Dans tous les cas, pour n’importe quelle prestation, il est préférable d’établir un devis pour conserver une preuve de l’acceptation du contrat.

 

La facturation pour les professionnels : réglementation

L’entrepreneur  dispose de deux possibilités pour facturer ses clients : les factures électroniques ou les factures papier. Dans les deux cas, certaines informations doivent obligatoirement figurer dans le document. Il faut savoir que certaines règles s’appliquent aux factures en ligne (électroniques) :

  • Les factures doivent être émises et reçues au format électronique
  • Les clients peuvent exiger des factures papier
  • L’acceptation de la facture doit être formalisée
  • L’authenticité de la facture doit être garantie

Il est possible de modifier une facture si une erreur se produit ou si des modifications doivent être apportées. Cependant, il est interdit de supprimer des factures car cela entraînerait une séquence manquante de numéros de facture, qui doivent être consécutifs.

Les factures peuvent être conservées sous forme électronique ou papier pendant au moins 6 ans, mais les autorités fiscales recommandent 10 ans pour posséder plus de pièces justificatives en cas de contrôle.

Deux possibilités s’offrent à l’auto-entrepreneur pour facturer ses clients : la facture électronique ou la facture papier. Dans tous les cas, certaines mentions doivent forcément figurer sur le document. Certaines règles encadrent la facturation en ligne (électronique) :

 

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